Gestão

8 passos para gerir a crise do novo coronavírus

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A crise sanitária do novo coronavírus causou também uma crise econômica muito forte no mundo inteiro. Como já vimos em diversas postagens aqui no blog, os pequenos e médios empresários estão sofrendo muito com a queda de faturamento. Como gerir essa crise? A empresa de consultoria empresarial Deloitte realizou um estudo a respeito de medidas que podem ser tomadas para auxiliar na recuperação dos negócios.

Com base nessa pesquisa, elaboramos um tutorial com 8 passos para que você possa seguir e buscar sair da crise melhor do que entrou. Ou seja, o objetivo aqui é fortalecimento da empresa e trabalho em equipe. Queremos treinar você a ter uma visão mais positiva de tudo o que estamos vivendo, e extrair os melhores aprendizados disso.

Ei, não existe solução perfeita!

Antes de qualquer coisa, um aviso pelo bem da sua saúde mental: não se cobre excessivamente. Você nunca deve ter enfrentado uma instabilidade desta dimensão, portanto, não saber o que fazer não é sinônimo de despreparo, e sim de evolução – o mundo inteiro está em um processo de aprendizagem. O que o fará um bom gestor, a partir de agora, é a sua capacidade de mudança e proatividade em buscar contornar os prejuízos desse período. Mas atenção! Não busque a perfeição, pois, além dela não existir em um contexto como esse, você ainda irá perder tempo de ação.

8 passos para gerir a crise

1. Crie um plano de gestão da crise

Documentar os seus passos é um fator crucial nesse momento. Além de ajudar a organizar as ideias, essa atitude ainda assegura o seu aprendizado para o futuro. Independentemente de dar certo ou errado, quando a crise passar você deve usar esse plano para analisar seus erros e acertos, e entender um pouco mais sobre suas próprias medidas.

O plano de gestão da crise nada mais é do que uma composição de ações e procedimentos necessários para o controle e gerenciamento da situação. Para que isso ocorra de maneira organizada, forme um comitê que será responsável por analisar quais os pontos críticos e mais vulneráveis da sua empresa – podem ser aqueles que mais custam, que mais repercutem negativamente ou ainda que são responsáveis por garantir a existência da sua marca. Esse comitê deve ser composto por profissionais estratégicos de diversas áreas, com a companhia de algum membro da diretoria, que será encarregado da tomada de decisões.

Após esse mapeamento de vulnerabilidades, deve ser criado um plano de contingência, que tem o objetivo de amenizar ou solucionar os problemas observados. O nível de esforço dedicado a cada um dos problemas deve ser proporcional ao risco que ele apresenta para a empresa. Portanto, lembre-se de estabelecer bem as prioridades e entender a dimensão de cada aspecto discutido.

2. Atente-se ao mercado

Observe as ações as outras empresas do mesmo ramo ou categoria que a sua estão articulando para lidar com a crise – e faça uma análise dessas ações. Isso pode fazer com que você evite um erro, por exemplo, ao perceber que o concorrente tentou aplicar algo que não deu certo. Além disso, é importante estar atento ao mercado em geral, visto que muitas alterações estão sendo feitas em leis e determinações do Estado. Acompanhe sites de notícias confiáveis e tome cuidado com as fake news.

3. Indique um porta-voz para clientes e imprensa

Se você é uma empresa na qual o bom funcionamento impacta diretamente na vida das pessoas, o ideal é eleger um porta-voz. Isso porque talvez você não conseguirá manter suas atividades com a mesma qualidade de antes, e isso pode prejudicar o seu relacionamento com os clientes. A importância de centralizar essa tarefa em uma só pessoa dá a garantia de que o discurso, o tom e a mensagem da empresa em relação à crise serão passados com consistência e cuidado. Caso uma só pessoa não consiga dar conta da sua proporção de clientes, cogite estabelecer uma equipe.

Pense que, apesar de todos saberem dos impactos da crise econômica, o seu cliente pagou pelo seu serviço/produto, e o mínimo que você pode garantir é que ele tenha consideração e respeito da sua equipe. Além disso, dependendo da dimensão e do ramo de negócio que você trabalha, é possível que os problemas chamem a atenção da mídia. O porta-voz também é a pessoa designada para responder corretamente às perguntas e manter a solidez do posicionamento da empresa.

4. Mantenha sua equipe segura e engajada

Nessa fase, mais do que nunca, você precisa ter os seus funcionários ao seu lado. Se for possível, aplique a política de home office. Ela, além de garantir a saúde dos funcionários, irá trazer mais tranquilidade para o dia a dia. Não esqueça de estabelecer um plano de metas para que você possa manter o controle a respeito das tarefas e prazos.

Se não for possível o home office, pratique todas as medidas de prevenção possíveis. Adote regras claras de higiene e garanta que nenhum funcionário vá trabalhar doente. Acompanhe as ações relativas à assistência médica e monitore casos suspeitos, dando suporte e orientação. Lembre-se de manter a transparência entre sua equipe, explicar com atenção os procedimentos e não hesitar em dar informações, instruindo a respeito dos riscos e possíveis cortes. Faça com que todos se sintam confortáveis no ambiente de trabalho e confiem uns nos outros.

5. Reduza custos

Foque em manter a liquidez da sua empresa, ou seja, a capacidade de pagar as suas dívidas. Para isso, faça a manutenção do seu capital de giro e reveja seus investimentos programados. Também é um bom momento para renegociar os contratos, evitar desperdícios e reavaliar os processos internos. Fizemos um texto específico sobre redução de custos aqui no blog, e aconselho você a dar uma olhada, pois essa parte é extremamente importante para manter sua empresa viva.

Atenção!

O Governo Federal tomou medidas de amenização da crise econômica, entre elas a postergação do vencimento do prazo dos tributos federais relativos ao Simples Nacional e a liberação de crédito para micro e pequenas empresas. Fique informado e garanta que está usufruindo de todas as oportunidades possíveis proporcionadas pelo Estado.

6. Mantenha o relacionamento online com os clientes

Lembra quando eu falei sobre o porta-voz, aquele responsável por conversar com os clientes e com a imprensa para manter a coerência do discurso da empresa? Pois então, esse é especializado em apagar o incêndio. É quem vai se preocupar com os clientes mais impactados e insatisfeitos. Mas, também precisamos identificar a faísca. Provavelmente, você deve ter alguém responsável pelo relacionamento com o cliente, certo? Não suspenda essa função!

Esse é exatamente o momento de aumentar o elo de confiança e trabalhar mais essa relação, evitando aborrecimentos e frustrações futuras. Portanto, use e abuse dos meios digitais para passar informações, dados, conhecimento e entretenimento para o seu público, focando na sua persona. As redes sociais estão em crescimento durante a pandemia, considerando que 60% dos usuários estão investindo mais horas do dia para acompanhar as postagens.

Se você não tem uma pessoa/equipe especializada nisso, ou uma agência terceirizada com contrato vigente, comece a considerar. O mundo após o novo coronavírus não será o mesmo, e a presença digital será cada vez mais necessária. Você mesmo administra as redes sociais da empresa? Evite isso! Entenda que, por trás de cada post, existe um planejamento de marketing e uma estratégia a ser seguida. Portanto, valorize e não subestime esse trabalho. Ah, e aproveite para criar, ou revisar, o seu funil de vendas, ou seja, o trajeto que o seu cliente passa desde a descoberta da sua empresa até o momento da compra. Isso impacta bastante na criação de conteúdo para as redes e demais canais que sejam interessantes para a sua persona.

7. Atenção para os suprimentos operacionais

Para que você consiga manter o funcionamento das atividades operacionais, é necessário garantir o abastecimento de suprimentos. Portanto, antes de qualquer ação, faça um levantamento das matérias-primas, embalagens, materiais e serviços essenciais que você irá necessitar para o cumprimento dos principais pedidos. Após isso, observe os pontos em que já existe ruptura de cadeia de suprimentos, crie um plano de contingência e coloque imediatamente em ação.

Para facilitar esse processo de abastecimento, você pode considerar algumas ações conjuntas com fornecedores estratégicos:

Otimização de cargas:

Faça uma gestão detalhada dos pedidos junto aos fornecedores, reduzindo ao máximo solicitações de última hora ou com um intervalo pequeno de tempo. Organize com empresas parceiras a possibilidade de integrar o cronograma de encomendas, a fim de reduzir os custos dos fornecedores com as entregas e facilitar o processo de recebimento.

Gestão colaborativa de capacidade:

Significa chegar a um denominador comum junto ao seu fornecedor, ou seja, uma quantidade de insumos que o fornecedor consegue atender, e a empresa consegue manter a produção de acordo com a suas obrigações.

Auxílio para fornecedores vulneráveis:

Identifique os fornecedores mais vulneráveis financeiramente, que gerem impacto para a sua produção. Busque alternativas para ajudá-los, como aportes financeiros ou adiantamentos. Além de garantir o abastecimento desses suprimentos, você ainda cria uma relação de confiança com o seu fornecedor e movimenta o mercado.

Considere também, se for o caso, o lançamento de produtos que ajudem a sociedade. Um exemplo interessante é o da Ambev, que passou a produzir álcool em gel para doar para hospitais do Sistema Único de Saúde (SUS).

Não necessariamente, entretanto, você precisa realizar uma doação. A BBDU, que possui uma loja online de produtos para crianças e adolescentes voltados a educação emocional, está produzindo máscaras de tecido infantis e adultas e vendendo a um preço justo. A empresa não só está prestando um serviço relevante para a sociedade, como está ganhando em relacionamento e reconhecimento de marca, visto que seus clientes, no futuro, irão lembrar que a BBDU os ajudou nesse momento de instabilidade.

Inclusive, se você for pai/mãe e tiver interesse, pode solicitar pelo Whatsapp da BBDU PDFs de atividades para serem feitas em família nessa quarentena.

8. Faça a transição para o mundo digital

Como já citado nesse texto, o mundo dos negócios não será mais o mesmo após esse período de pandemia. Portanto, esteja preparado. Se você não tiver condições financeiras de investir em nada agora, ao menos comece o seu planejamento. É essencial não ficar à margem das mudanças que estão ocorrendo, e ter um papel ativo na construção desse novo mercado, mesmo que seja apenas no papel.

No entanto, se você aderiu ao home office, de imediato você precisa garantir algumas condições básicas para que os seus funcionários consigam desempenhar suas funções. A primeira, obviamente, é fornecer equipamentos de trabalho: se os seus colaboradores não têm notebook, mouse, teclado, e demais instrumentos que se fazem indispensáveis, você tem a obrigação de assegurar isso. E essa é a demanda mais urgente nesse momento! Você não pode cobrar nada da sua equipe se ela não possui o mínimo para trabalhar. Portanto, resolva essa questão imediatamente! Além disso, faça uso de ferramentas colaborativas para o trabalho remoto, e responsabilize-se pelo suporte técnico aos funcionários no período, se preciso.

Se você tiver condições, já comece a investir para preparar a infraestrutura aos novos padrões de tráfego e utilização de rede. Identifique os pontos vulneráveis dos seus sistemas e condições cibernéticas em relação a exposição, segurança e capacidade de armazenamento de informações. Crie um dashboard com métricas e indicadores a respeito dos seus resultados, com dados e alertas para possíveis pontos de gargalo, e o disponibilize para toda a equipe, deixando clara a responsabilidade de cada um na evolução dos processos.

Crie seu e-commerce!

Por fim, mas não menos importante, invista em canais digitais de venda e comunicação. Você sabia de a compra online é preferência de, no mínimo, 74% dos brasileiros? E esse dado ainda tende a aumentar após a pandemia, já que ela serviu para mostrar a importância dos e-commerces, pela facilidade, segurança e conforto da realização das compras.

Se você ainda não está convencido, acesse esse material do blog em que falamos sobre o panorama dos pequenos negócios e damos motivos bem pertinentes para, de uma vez por todas, você entender as vantagens do online em relação às lojas físicas. Esse é o ponto determinante para não só responder à crise, mas superá-la. É uma oportunidade de aprender com a pandemia, tirar boas lições e crescer, como negócio e como gestor.

O mercado irá se tornar cada vez mais competitivo, e a evolução não será somente um diferencial, e sim um pré-requisito. Portanto, não fique para trás! Para incentivar esse seu começo, deixarei aqui uma dica preciosa: o site da Loja Integrada. Eles são uma plataforma, com planos bem acessíveis, para que você crie seu e-commerce e comece suas vendas online. Os processos são fáceis e intuitivos, facilitando a sua primeira experiência. Aproveite!

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Apaixonada por marketing e redação. Graduanda em administração na Universidade Federal do Rio Grande do Sul e entusiasta da boa comunicação e da troca de ideias e experiências.

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